El marketing por email puede ser de gran ayuda en lo relativo a la organización de eventos. Organizar un evento importante, tal como una inauguración, o una recaudación de fondos requiere de mucho planeamiento – desde la reserva de las instalaciones y el uso de talentos de celebridades locales hasta la comunicación efectiva sobre la fecha y hora del evento. El marketing por email puede ayudar en gran parte en el proceso, facilitando la el trabajo de los organizadores de eventos, logrando resultados exitosos.
Publicidad Pre – Evento
La publicidad y el marketing que usted realiza previos al evento, son aspectos críticos, y el email constituye una gran forma de difusión. Ya sea que el evento consista en un cocktail íntimo para invitados, o una gran inauguración abierta al público, el email puede ser de gran ayuda en la promoción.
Al ofrecer un evento anual o recurrente, intente incluir fotografías de años anteriores, junto son testimonios y agradecimientos de los concurrentes. Las fotografías y testimonios pueden lograr una gran diferencia para las personas que deciden asistir o no al evento.
Al enviar las invitaciones por email, usted puede alentar a los destinatarios a compartir el evento con sus amigos mediante redes sociales y otros canales. Utilizando herramientas tales como Twitter y Facebook usted puede expandir el alcance de su marketing y contribuir al éxito del evento.
Seguimiento de Respuestas
Una de las tareas más importantes del organizador de eventos consiste en realizar un seguimiento de aquellos que concurrirán al evento. El tener una cuenta exacta, es un aspecto crítico.
La construcción de una lista de reservas también puede contribuir en el esfuerzo de marketing futuro. Al realizar un seguimiento de los concurrentes al evento, usted podrá crear una lista para ser utilizada en futuras promociones.
Preparación para el Evento
Al aproximarse la fecha del evento, usted aún puede utilizar el marketing por email para recordar a los concurrentes sobre la fecha y hora, y para extender la invitación a sus amigos. También puede ser una buena idea enviar un listado con las preguntas frecuentes, desde la hora de inicio del evento, hasta un listado completo de actividades. Existe más información que usted puede ofrecer sobre el evento, intente generar el mayor entusiasmo posible antes del gran día.
Al enviar recordatorios de email y cualquier otra información pertinente, también podrá ayudar a sus invitados a prepararse para el arribo. Los invitados que disfruten su evento, probablemente retornen en la próxima edición – junto con sus amigos, y esas son buenas noticias para el organizador del evento.
Cuando Arriba el Gran Día
Usted puede enviar un mail rápido el día del evento – para recordar a los concurrentes sobre el horario y responder preguntas de último minuto. Si la fecha se divide en varios días, puede enviar un resumen al final de cada día.
Este tipo de email también es grandioso para mantener a los invitados informados sobre los cambios de último momento en el itinerario o la lista de actividades. Las programaciones pueden cambiar, e informar a sus invitados es parte del planeamiento apropiado.
Seguimiento Luego del Evento
Es importante que los organizadores de eventos realicen un seguimiento una vez que el evento ha finalizado. Un rápido email para agradecer a los asistentes por su presencia siempre es bienvenido, así como también lo es una invitación a un evento futuro. Mantener una lista de personas que han asistido a eventos pasados, le permitirá promocionar su negocio al planear futuros eventos.
SendBlaster es una gran herramienta para los organizadores de eventos. Les permite enviar todos los emails mencionados arriba (recordatorios, invitaciones, seguimientos) directamente desde su Pc.
La clave consiste en enviar todos estos emails en la forma adecuada. Mantener a los asistentes informados sin abrumarlos con información inútil es parte del planeamiento de eventos exitoso.
Las técnicas del marketing por email poseen un rol importante en los eventos de su empresa, sin importar la naturaleza de su negocio.
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