Prima di premere il pulsante “invia” su qualsiasi mailing che contenga allegati e che stai per inoltrare ai tuoi iscritti, clienti ecc…, è bene che tu legga attentamente quanto segue.
Molte aziende utilizzano ancora il metodo del file allegato, soprattutto uffici stampa, siti di e-commerce che inviano i propri cataloghi e listini, agenzie di comunicazione e chi più ne ha più ne metta.
Gli allegati abbassano il tuo tasso di consegna
Cosa vuol dire? Semplicemente che parte dei tuoi messaggi saranno bloccati sia dal tuo provider, sia dal server dei tuoi destinatari. Questo perché ogni provider “gratuito”(fastweb, alice, tiscali, ecc…) pone un limite massimo di email(e di dimensioni delle stesse) che ogni proprio utente può inviare; limite superato il quale, l’email in uscita verrà bloccata o identificata come SPAM. Il risultato sarà che il tuo IP perderà reputazione e verranno consegnate sempre meno email ai tuoi destinatari.
Gli allegati abbassano il tasso dia apertura delle email
Gran parte del traffico globale tra le email che contengono allegati è composto da messaggi contenenti Virus. Infatti l’allegato, per i malintenzionati, è il modo più efficace per riuscire ad infettare il pc dei destinatari. Ciò è noto a molti utenti e, anche se il mittente è attendibile, può scoraggiare l’apertura delle tue email. Teniamo anche in considerazione che anche i server vedono con sospetto elevate quantità di email contenenti allegati. Proprio perché questo è il tipico comportamento degli spammer, o peggio, degli hacker.
Gli allegati rallentano il vostro mailing
Il processo di consegna di un’email non termina con la semplice notifica di “messaggio inviato” che può apparire nel tuo client di posta. Questa deve essere elaborata da almeno due server, il tuo (o del tuo provider) e quello del destinatario (o del suo provider). Ne deriva che, più il tuo messaggio sarà leggero e più velocemente verrà elaborato e potrai inviare il mailing in pochi minuti invece che impiegarci ore. Ciò è importante specialmente perché tutti i tipi mailing hanno una propria fascia oraria nella quale il tasso di apertura è più alto. Rallentare l’invio delle email potrebbe farti uscire da quella fascia e rischiare che il tuo messaggio venga ignorato o finisca anonimamente nel “dimenticatoio” in mezzo a tanti altri. Spesso a rallentare il tutto ci si mettono anche gli antivirus che, sia per la posta in uscita che per quella in entrata, scansionano uno ad uno tutti i messaggi.
Gli allegati scoraggiano la condivisione
Senza allegati, l’email è più virale . Cliccare su “Inoltra” verrà più spontaneo se non ci sono file che ingombrano il messaggio. E’ comunque considerato invasivo inviare allegati (specie se di dimensioni non indifferenti) perché chi li riceve impiega più tempo per scaricarli e se la sua connessione non è proprio di quelle iperveloci, sarà costretto a star lì ad aspettare che lo scaricamento sia completato. Anche perché il download del tuo messaggio, bloccherà al tuo utente la ricezione delle altre email che si ritroveranno tutte in coda.
Ma allora come faccio ad inviare file ai miei destinatari?
Se hai un sito internet o disponi di uno spazio web di archiviazione, la soluzione è semplice.
Non devi far altro che caricare il tuo “allegato” in una qualsiasi cartella del tuo hosting e inserirne il relativo link nel tuo messaggio. Così facendo, se hai dei documenti che vuoi condividere gli utenti (il pdf di un flyer o di un white paper, una presentazione…), potrai dargli modo di scaricarselo in modo autonomo, bypassando tutti i problemi elencati nei paragrafi precedenti.
Se non hai un sito internet al quale appoggiarti allora puoi utilizzare servizi di archiviazione online come Dropbox, il quale dopo esserti registrato, ti permette di caricare fino a 1 Gb di file sui loro server e di rendere pubblica la sua visualizzazione tramite un link.
Un’altra soluzione, più professionale, può prevedere l’apposita creazione di una landing page ad hoc, contenente il tuo file da scaricare.
Gli effetti benefici di quest’ultima soluzione non finiscono con l’aumento delle email consegnate ecc… :
1 Aumento traffico sul sito. Veicolando l’utente sul sito invece di fornire un allegato, il traffico incrementerà sensibilmente sia per quanto riguarda le visite alla landing page specifica che alle altre pagine del sito.
2 I link verso le landing page sono facilmente tracciabili. Usando gli strumenti analitici, le landing page consentono di sapere con certezza quante volte il documento in questione è stato scaricato (e, nel caso, correggere la strategia).
3 La call to action è più evidente. Un testo snello, senza allegati da scaricare, migliora l’efficacia del vero messaggio veicolato.
A meno che non si tratti di comunicazioni personali o a un numero limitato di persone (che si è certi apriranno e leggeranno l’allegato), fa in modo che i vostri messaggi siano chiari e diretti, e i tuoi allegati…depositati altrove.